Un logiciel de contrôle n’est pas nécessairement un nouvel ERP
Une entreprise peut conserver son ERP, son logiciel comptable et ses processus existants tout en ajoutant une couche de contre-vérification. Cette séparation est particulièrement utile lorsque l’objectif n’est pas de refaire la comptabilité, mais de détecter les anomalies et documenter la revue avant paiement.
Les fonctions à rechercher
1. Extraction des factures PDF, scans et images
Le système doit lire les documents réellement reçus par l’équipe : PDF texte, PDF scanné, PNG ou JPG. Les champs critiques doivent être associés à un niveau de confiance et les incertitudes importantes ne doivent pas être transformées en faux « conforme ».
2. Contrôles arithmétiques et fiscaux
Le logiciel doit pouvoir vérifier la cohérence des montants HT, taxes, remises, retenues et total TTC en tenant compte des règles configurées par l’organisation.
3. Rapprochement documentaire
Lorsque les pièces existent, le logiciel doit rapprocher facture, bon de commande et réception. Voir notre guide sur le rapprochement facture / commande / livraison.
4. Détection de doublons
La recherche de doublons doit combiner plusieurs signaux : numéro, fournisseur, montant, date, document et historique. Elle doit signaler une correspondance probable sans conclure automatiquement à une erreur.
5. Détection des changements sensibles
Les coordonnées bancaires, l’identité du fournisseur, le montant ou la devise peuvent nécessiter une revue spécifique. Le logiciel doit montrer ce qui a changé et depuis quelle référence. Voir aussi le contrôle d’un changement de RIB fournisseur.
6. Workflow maker/checker
La préparation du dossier, la correction des données et la décision devraient pouvoir être séparées. Une modification critique après validation doit pouvoir invalider la décision antérieure.
7. Audit trail et versionnement
Le système doit conserver la version contrôlée, les corrections, les règles exécutées, les validations et les événements significatifs. La traçabilité ne doit pas être un simple historique d’écran.
8. Explicabilité
Un score seul ne suffit pas. Le DAF ou le responsable comptable doit pouvoir lire la règle déclenchée, les valeurs comparées, la pièce concernée et l’action suggérée.
Quelles questions poser avant de choisir ?
- Le logiciel fonctionne-t-il avec les formats de documents réellement reçus ?
- Que se passe-t-il lorsque l’OCR est incertain ?
- Peut-on importer un lot et suivre chaque document séparément ?
- Les résultats sont-ils explicables ?
- Une modification après validation invalide-t-elle le contrôle précédent ?
- Les rôles et validations sont-ils séparables ?
- Le journal d’audit permet-il de reconstruire une décision ?
- Le logiciel exige-t-il de remplacer l’ERP ou peut-il fonctionner à côté ?
Jàmm Vigie : une couche de contrôle avant paiement
Jàmm Vigie est édité par Jàmm Systems pour les équipes financières, comptables et de contrôle interne. Le produit reçoit les documents, extrait les données, applique des contrôles, rapproche les pièces disponibles et présente les exceptions à vérifier. Il ne tient pas la comptabilité, n’exécute aucun virement et ne remplace pas la décision humaine.
Pour comprendre le processus complet, commencez par le guide du contrôle des factures fournisseurs avant paiement.