Pourquoi rapprocher une facture avant paiement ?
Une facture peut être arithmétiquement correcte tout en étant incohérente avec la commande. Le rapprochement documentaire cherche donc des écarts de référence, de quantité, de prix, de devise ou de conditions avant que la facture ne poursuive son circuit de paiement.
Rapprochement à deux voies et à trois voies
Facture ↔ bon de commande
Le rapprochement à deux voies compare principalement la facture et le bon de commande. Il vérifie notamment le fournisseur, les références, les lignes, les quantités, les prix unitaires, les remises, la devise et le montant global.
Facture ↔ bon de commande ↔ réception
Lorsque l’organisation dispose d’un bon de livraison ou d’une preuve de réception, une troisième source peut être ajoutée. Cela permet de distinguer ce qui a été commandé de ce qui a réellement été reçu.
Quels écarts faut-il rendre visibles ?
- une référence de commande absente ou différente ;
- une quantité facturée supérieure à la quantité commandée ou reçue ;
- un prix unitaire différent ;
- une devise différente ;
- des frais ou remises non attendus ;
- une ligne facturée sans correspondance documentaire ;
- une réception partielle alors que la facture couvre la totalité.
Comment automatiser le rapprochement sans perdre l’explication ?
Un logiciel utile ne doit pas seulement afficher « conforme » ou « non conforme ». Il doit montrer les valeurs comparées et les documents sources. Une facture indiquant 120 unités face à une commande de 100 doit pouvoir être expliquée comme telle, et non transformée en score opaque.
Lorsque l’OCR ou la classification documentaire est incertaine, cette incertitude doit rester visible. Une donnée mal extraite ne doit pas produire un faux résultat rassurant.
Que faire si le bon de commande manque ?
Toutes les organisations ne disposent pas systématiquement d’un bon de commande. Dans ce cas, le contrôle doit s’adapter aux preuves disponibles : historique fournisseur, contrat, réception, références internes ou validation humaine. L’absence de pièce doit être signalée comme une limite du contrôle, pas transformée artificiellement en conformité.
Le rôle de Jàmm Vigie
Jàmm Vigie est conçu pour rapprocher les documents disponibles et expliquer les écarts avant paiement. Il ne remplace pas le processus achats, l’ERP ou la décision du valideur. Il ajoute une seconde lecture indépendante et traçable.
Pour replacer ce contrôle dans le processus complet, consultez notre guide sur le contrôle des factures fournisseurs avant paiement. Si votre besoin porte surtout sur l’outil à utiliser, voir également le guide logiciel de contrôle des factures fournisseurs.